Previous Topic

Next Topic

Book Contents

Book Index

Księga Przychodów i Rozchodów

Dostęp do opcji:

Ważne informacje na temat wprowadzania danych

1.

Sposób ewidencjonowania dokumentów został przygotowany w taki sposób, aby operator mógł wprowadzić jak najwięcej danych, w jak najkrótszym czasie. NIE WPROWADZAMY ODDZIELNIE FAKTUR VAT W REJESTRZE, A ODDZIELNIE W KSIĘDZE. Program Rejestry: sprzedaży oraz zakupów tworzony jest AUTOMATYCZNIE.

Każdy dokument finansowy, który znajduje się w aktach firmy jest zapisywany do księgi, a CZĘŚĆ Z NICH (!!!) nie trafia do jednego z rejestrów (np.: noty własne, rozliczenie amortyzacji, opłat pocztowych, bankowych, parkingowych, wynagrodzenie, itd..).

Przyjęliśmy więc zasadę, że rejestracja dokumentów odbywa się od strony księgi w opcji - Wydruki - Księga przychodów i Rozchodów (uruchamiana z: Menu Głównego, Menu Ikon lub za pomocą CTRL +R). Tam deklarujemy jeżeli nie chcemy by dany dokument znalazł się w rejestrze (znak BUTTONfajka1 przy pozycji Rejestr VAT).

W pozostałych przypadkach wypełniamy tabele rejestrów bezpośrednio po wprowadzeniu danych księgi.

Na podstawie dokonanego wcześniej wyboru: Wydatków lub Przychodów, program wyświetla odpowiednie tabele dla księgi oraz do prowadzenia rejestrów. Tam też, (po wprowadzeniu danych księgi,) automatycznie wypełniana jest pierwsza pozycja dla rejestru. Jeśli pomniejszymy zaproponowaną kwotę, program w następnej pozycji (INSERT) wstawi różnicę (wcześniejszej pozycji i kwoty z księgi). Jeśli znowu pomniejszymy kwotę, w następnej pozycji znowu zostanie wyliczona odpowiednia wartość.

2.

Opcja wprowadzania danych do rejestru VAT powinna być ograniczona tylko do sporadycznych przypadków, gdy na przykład:

3.

Ponad to jeśli Użytkownik, chce jeszcze bardziej ograniczyć nakład pracy przy księgowaniu, może zupełnie zrezygnować z "klepania" danych dotyczących sprzedaży własnej. Program Księga Express PRO posiada opcję IMPORTU danych z programu do Sprzedaży firmy TGSoft. W tym przypadku wprowadzamy dane tylko raz, podczas sprzedaży towarów lub usług, a reszta dodawana jest automatycznie po wybraniu opcji PLIKI - Import danych z GM.

4.

W dolnej linii okna Wprowadzanie Dokumentu, znajduje się pole Auto Rekord. Znak BUTTONfajka1pozwala na automatyczne otwarcie nowego okna do rejestracji danych, dzięki czemu nie musimy ponownie naciskać klawisza INSERT lub klikać ikony IKONAkartkaPusta. Zaraz za nim znajduje się pole Duplikat. Zaznaczamy pole BUTTONfajka1jeśli chcemy, aby następny rekord wywołany został jako kopia poprzedniego. Możemy w nim zmienić na przykład tylko treść lub kwotę (w zależności od potrzeb).

Rejestrowanie dokumentów

Sposób ewidencjonowania dokumentów został przygotowany w taki sposób, aby operator mógł wprowadzić jak najwięcej danych, w jak najkrótszym czasie. W księgowości ogromne znaczenie ma fakt, że zwykle jedną ręka przewracamy dokumenty, a drugą księgujemy, korzystając z części numerycznej klawiatury. Dlatego też, zadbaliśmy, o doskonałą ergonomię pracy i program może być obsługiwany bez pomocy myszki, która w tym przypadku ewidentnie spowalnia rejestrowanie. Dodać jeszcze należy, że nie korzystamy z klawisza TAB (który jest z przeciwnej strony klawiatury), ponieważ przechodzenie pomiędzy polami odbywa się za pomocą ENTERA, który od zawsze (już w DOSie) służy do akceptacji. A przede wszystkim jest "pod ręką".

Rozpoczynamy klawiszem INSERT lub myszką klikając ikonę IKONAkartkaPusta

Na ekranie wyświetlone zostanie okno dialogowe. W pierwszym polu decydujemy się na rodzaj wprowadzanego dokumentu, aby program mógł wyświetlić odpowiednie pola.

KErejestrowanie

Jak pamiętamy z wcześniejszych rozdziałów znak BUTTONtrojkatoznacza, że w polu dostępna jest podpowiedź. W tym miejscu znajduje się lista możliwości do wyboru: wydatek, przychód, nota własna lub remanent. Jeśli chcemy wybrać inną pozycję niż ta zaproponowana przez program mamy do wyboru kilka sposobów:

Przychody IKONAkartotekaPlus i Wydatki IKONAkartotekaMinus

Po wyborze rodzaju dokumentu "w" lub "p", podajemy grupę oraz kod kontrahenta. Podobnie jak wyżej, również i w tych polach możemy posłużyć się pomocą. W drugim polu nie będzie to jednak krótka lista, lecz cały słownik kontrahentów. Aby go otworzyć wystarczy w pustym polu nacisnąć klawisz ENTER lub F12. Można także kliknąć znak BUTTON3kropki W otwartym słowniku wyszukiwanie rekordu odbywa się w bardzo prosty sposób. Jeśli chcemy odnaleźć rekord według SKRÓTU NAZWY (przykładowo, ponieważ wyszukiwanie może odbywać się wg dowolnej kolumny, wybieranej kursorem) należy nacisnąć klawisz z pierwszą literką poszukiwanego rekordu, ponieważ program automatycznie ustawia sortowanie wg kolumny „Skrót”. Również kursor domyślnie jest pozycjonowany na tej kolumnie.

Program odnajdzie pierwszą pozycje z tą literką, jeśli nie będzie to interesujący nas rekord, wpisujemy drugą literę, itd... do uzyskania pożądanego rezultatu. Jeśli wyszukiwaną kolumną będzie Miejscowość, wtedy, aby program odnajdywał kolejne rekordy z tą samą nazwą należy naciskać klawisze CTRL oraz ENTER, aż do uzyskania odpowiedniego rekordu.

Gdy w słowniku nie ma odpowiedniego kontrahenta, należy założyć nową kartotekę, naciskając klawisz INSERT lub klikając ikonę IKONAkartkaPusta Wprowadzanie danych jest identyczne jak w opcji SŁOWNIKI - KONTRAHENCI.

Po wyborze z listy (akceptacja ENTEREM lub LKM 2x) odpowiedniego kontrahenta klikamy ENTER, aby przejść do następnego pola, w którym podajemy numer dokumentu. Następnie opisujemy pozycję. Program, na podstawie wprowadzanych w tym miejscu zapisów, tworzy słownik. Znajdziemy w nim wszystkie podane wcześniej opisy operacji. Warto jednak wspomnieć, że jeśli pamiętamy treść wcześniej wykorzystywanych opisów pozycji, nie musimy wybierać go z dostępnej listy (po kliknięciu BUTTONtrojkatlub ALT + strzałka w dół). Wystarczy wpisać kilka pierwszych liter, a program sam uaktywni wyszukiwarkę, która zaproponuje odpowiedni tekst.

Kolejna pozycja to Kod operacji. Jeśli zależy nam na uzyskaniu dodatkowych analiz, wtedy możemy założyć słownik kodów. Możemy w nim na przykład podać wszystkich akwizytorów, aby później sprawdzić, jaką sprzedaż każdy z nich uzyskał. Dzięki wpisaniu wszystkich samochodów firmy, będziemy mogli sprawdzić koszty utrzymania każdego z osobna. Pomysłów oczywiście może być o wiele więcej, wszystko zależy od profilu działalności firmy oraz od inwencji operatora.

Kolejne pole jest typu memo. Aby wpisać w nim jakieś uwagi należy nacisnąć ALT + strzałka w dół lub kliknąć znakBUTTONtrojkat Po wprowadzeniu treści mała litera "a" zmieni się na dużą, aby operator programu wiedział, że w rekordzie znajduje się dodatkowy opis.

BUTTONmemo

Pole Rejestr VAT jest aktywowane automatycznie. Wyłączamy je naciskając klawisz SPACE. Wówczas znak BUTTONfajka1 znika, a rejestr VAT nie jest dostępny. W przeciwnym wypadku, po wypełnieniu pól "książkowych" program automatycznie zmieni zakładkę, aby operator mógł podać odpowiednie stawki. Jeśli są złe lub jeszcze niewypełnione, wtedy obok tego pola wyświetlany jest znak IKONAwykrzyknik1 informujący o nieprawidłowości.

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, w zależności od wyboru rodzaju dokumentu (wydatek, przychód, nota własna lub remanent), w dolnej części okna wyświetlane są różne pola. Różna jest też ilość zakładek.

Dla wydatków przewidziano dodatkowe pole daty Termin płatności. Jeśli VAT od wprowadzanej faktury ma być odliczony dopiero w miesiącu, w którym następuje termin płatności, wtedy podajemy odpowiednią datę.

Po wypełnieniu danych książkowych i naciśnięciu klawisza ENTER program przenosi nas do zakładki "2. Rejestr VAT". Na początek wybieramy rodzaj rejestru: Sprzedaży/Zakupów i Kosztów lub Korekt Sprzedaży/Korekt Zakupów i Kosztów. W tabeli ewidencji VAT wg stawek i rodzajów zakupów wybieramy typ (odpowiednie pola z deklaracji), a następnie podajemy netto, lub akceptujemy wartość zaproponowaną automatycznie przez program. Jeśli faktura zawiera kilka stawek, kolejne pozycje możemy wprowadza po naciśnięciu klawisza INSERT.

KErejestrowanie1

Dodatkowo w BILANSkpirPRO

Ostatnia zakładka 3.Rozrachunki, może być pominięta. Wystarczy nacisnąć klawisz TAB, aby kursor przeskoczył do klocka BUTTONzapisz Gdy jednak korzystamy z opcji rozrachunków należy nacisnąć ALT + 3 lub kliknąć trzecią zakładkę. Tam wypełniamy pola, które pozwolą na prawidłowe prowadzenie rozrachunków.

Dane wprowadzane bez Rejestrów VAT, księgowane są w rozrachunkach automatycznie.

Na zakładce tej znajduje się także klocek EWIDENCJA WYPOSAŻENIA, którego wybranie (kliknięcie myszką) uruchomi okno z listą wyposażenia.

KErejestrowanieWyp

Po wybraniu nowej pozycji (INSERT lub IKONAkartkaPusta, program większość pól wypełni automatycznie na podstawie wprowadzonych przed chwilą danych. Pozostaje nam do wprowadzenia imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za daną "sztukę". Pole to można pominąć lub wypełnić w dowolnym czasie korzystając z ikony IKONAoknow opcji Ewidencja Wyposażenia. Pole Pozycja pomijamy, ponieważ program wstawia numer automatycznie, po zamknięciu miesiąca. Każda zmiana numeru (na przykład po dopisaniu rekordów i ponownym zamknięciu m-ca) zostanie skorygowana przez program.

Po zakończeniu rejestrowania, aby nie "enterować" wszystkich pól do końca tabeli, posługujemy się kombinacja klawiszy CTRL+ENTER, a dane zostaną zapisane.

W dolnej części okna znajdują się dwa ustawienia: Autorekord oraz Duplikat. Aby były aktywne muszą zawierać znak BUTTONfajka1. Włączanie klawiszem SPACE lub ALT + R i ALT + D.

AUTOREKORD - uruchamia automatycznie nowe okno do rejestrowania dokumentu (nie musimy ponownie naciskać klawisza INSERT lub klikać IKONAkartkaPusta).

DUPLIKAD - w otwartym oknie powieli ostatnio zapisany rekord.

Jeśli mamy kilka takich samych dokumentów, lub tylko nieznacznie różniących się (na przykład faktury abonamentowe gdzie treść, daty, kwoty są identyczne a inny jest kontrahent i numer faktury), wtedy możemy skorzystać z duplikatu. Znak BUTTONfajka1oznacza, że kolejny dokument będzie kopią poprzedniego. Przed zapisem możemy dokonać w nim dowolnych zmian.

Podczas rejestrowania danych w PKPiR możemy także utworzyć nowy rekord jako kopię bieżącego (podświetlonego) rekordu za pomocą klawiszy SHIFT+INSERT. (Z głównej tabeli, gdy okno do wprowadzania danych nie jest wyświetlone, ustawiamy się na wybranej pozycji i naciskamy SHIFT + INSERT.)

Przy wyborze dokumentu Przychodu (jeśli nie korzystamy z IMPORTU dokumentów) informacje dotyczące rejestru VAT znajdziemy w zakładce pierwszej, natomiast dane rozrachunkowe w drugiej. Mamy dwa sposoby wypełniania pól w pierwszej zakładce.

  1. Wypełniamy kolejne pola książki, a następnie tabelę rejestru, w której pierwszą pozycję podpowiada nam automatycznie program. Możemy ja zaakceptować lub zmienić, a następnie dopisać kolejne stawki VAT.
  2. Wypełniamy najpierw pola w rejestrze (pozycje książki pomijamy klawiszem ENTER), a następnie program sam automatycznie oblicza netto faktury i wyliczoną kwotą uzupełnia pole (numer 7 w księdze) Sprzedaż towarów i usług.

Nota własna IKONAnotes1

Jeśli wybierzemy notę własną, program na ekranie wyświetli pola zarówno dla przychodów jak i wydatków. W tym przypadku nie ma kontrahenta. Pierwszym krokiem jest podanie numeru dokumentu. W polu możemy skorzystać z podpowiedzi (klawisz F12 lub BUTTON3kropki). W pomocy znajduje się lista sporządzonych przez nas not księgowych. Z tego miejsca również możemy dopisywać nowe dokumenty własne lub korygować te sporządzone wcześniej. W dalszej części okna postępujemy podobnie jak przy wprowadzania pozostałych dokumentów.

Remanent IKONAnotes

Jest to "ubogie" (w wyglądzie) okno, ponieważ wartość remanentu nie wymaga podawania w księdze zbyt wielu danych. Podana kwota drukowana będzie informacyjnie w księdze Przychodów i Rozchodów, w kolumnie numer 16 - INNE.

Okno księgi z zarejestrowanymi dokumentami.

KErejZapisy

menuIkonBazaD

1gd

Jak należy prawidłowo księgować sprzedaż na podstawie raportów miesięcznych z kasy fiskalnej? W zapisie księgi wybrałem "nowy"-->"przychód" i tutaj wymogiem jest podanie kontrahenta. Założyłem w tym celu nową grupę kontrahentów z jednym, pustym rekordem. Program wyświetlił komunikat "brak NIP w kartotece kontrahenta" ale operacja przeszła.

Można założyć osobną grupę kontrahentów i wprowadzić do niej jednego kontrahenta, lub też w ramach grupy już posiadanej założyć "klienta" dla paragonów. Pole NIP może pozostać puste. Program jednak poinformuje nas o tym, aby uniknąć sytuacji, w której dla jakiegoś kontrahenta zapomnimy o NIP-ie. Jeśli jednak za każdym razem, nie chcemy oglądać komunikatu o braku NIP-u, można w odbiorcy "Paragon" wprowadzić własny NIP.

Jak i gdzie należy wpisywać korekty tak, aby korekty uwzględnione zostały w PKPIR i VAT?

Korekty zakupów wprowadzamy podobnie jak faktury zakupowe. Informacje rejestrujemy w księdze w identyczny sposób. Gdy mamy korektę zmniejszającą, wprowadzamy ją z minusem. Natomiast w zakładce drugiej podczas wprowadzania danych VAT, musimy pamiętać o zmianie typu Ewidencji VAT, ponieważ program automatycznie podpowiada "Zakupów i Kosztów". Będąc w polu Ewidencja VAT naciskamy klawisz F4 lub strzałkę w dół, aby wybrać "Korekty zakupów". Podobnie postępujemy podczas księgowania korekt sprzedaży. Dane w księdze podajemy tak jak faktury sprzedaży, natomiast w danych VAT zmieniamy typ Ewidencji (pierwsza zakładka) na Korekty sprzedaży.

Zapisy minusowe wyświetlone są na czerwono.

Jak zmienić wydruk księgi (chce przesunąć kilka napisów), zachować to i używać przy drukowaniu?

Proszę wejść do Księgi (Księga+VAT/Księga Przychodów i Rozchodów). W oknie Księgi proszę wcisnąć ikonę <Rave> Teraz wybieramy <Wydruk graficzny> i z okna, które się otworzy, wybieramy ikonę <Rave> Dokonujemy zmian w wydruku księgi, a następnie z menu Project wybieramy Save Po wyjściu z Rave'a możemy drukować Księgę według projektu z naniesionymi zmianami.

Aby możliwe było "wejście" do Rave'a należy go zainstalować z płyty, na której była wersja instalacyjna Księgi Express lub pobrać z naszej strony internetowej www.tgsoft.pl.

Jak wydrukować dokument księgowy?

Ustawić się na wybranej pozycji i nacisnąć klawisz F6.

Zobacz także

KSIĘGA + VAT

Księga - Widok Zapisów

Zbiorcze zestawienie Księgi wg miesięcy

Bilans Księgi za Miesiąc

Noty księgowe / Dowody wewnętrzne

Ewidencja wyposażenia

Ewidencja Środków Trwałych

Ewidencja przebiegu pojazdu i wydatków

Ewidencja przebiegu - Rozliczenia miesięczne

Rejestry VAT

Noty korygujące

Raporty - Sprawozdania