Previous Topic

Next Topic

Book Contents

Book Index

Arkusz Kalkulacyjny

Dostęp do opcji:

Arkusz Kalkulacyjny wykorzystywany jest w programach:

BILANSkp Kadry - Płace; BILANSfk Finanse - Księgowość; BILANSkpirPROKsięga Express Pro; BILANSsql SQL Calc & Report Express; BILANSmbank mBank Express;

Wewnętrzny Arkusz Kalkulacyjny NIE POTRZEBUJE żadnych zewnętrznych bibliotek. Choć łudząco przypomina znany program MS, nie wymaga jednak jego instalacji w naszym systemie. Z arkusza kalkulacyjnego możemy czytać i zapisywać pliki w formacie XLS. Wykorzystujemy go do typowych obliczeń i dokumentów, które nie są uzależnione od naszych danych.

Arkusz Kalkulacyjny został jednak dołączony do pakietu nie dla zwykłego wykorzystania, lecz jako narzędzie, które w trybie bezpośrednim odczytują dane z NASZYCH PROGRAMÓW. Pozwala na dynamiczne tworzenie raportów, które podają nam wyniki w trybie rzeczywistym z aktualnych danych!

Nie będziemy się tutaj rozpisywać nad podstawową obsługą tego programu, gdyż jest zgodna z programem MS Excel, a ten prawie każdy zna :) Wygląd, Menu programu, okna dialogowe wszystkim z pewnością są znajome.

Jedną z możliwości jest odczyt danych tabeli z dowolnego otwartego okna w programie (za wyjątkiem okna dialogowego). Za pomocą funkcji:

PoleBazy("Nazwa pola")

uzyskujemy dostęp do danych jednego (bieżącego) rekordu. Możemy przygotować arkusz, w którym pomiędzy naszymi polami opisowymi, tabelkami i innymi typowymi elementami Arkusza, wstawione zostaną dane z określonych pól aktualnie otwartej bazy danych. Po otwarciu arkusza, dane są uzupełniane w trybie rzeczywistym. Zmiana danych lub zmiana aktywnego rekordu, automatycznie widoczna jest w naszym arkuszu.

BANERuwaga

Aby móc przemieszczać się pomiędzy oknami: bazy danych, a arkusza, należy w Menu Głównym - Plik wyłączyć opcję - Otwieraj w trybie pełnoekranowym.

Do ułożenia okien na ekranie służy opcja Okna.

Arkusz Kalkulacyjny korzystający z zawartości tabel baz danych jest doskonałym narzędziem do przygotowywania wydruków (formatek) wg ustalonego wzoru, gdzie dane powinny się zmieniać w zależności od naszej pozycji w bazie danych, czyli do tak zwanej korespondencji seryjnej. Chociaż nie uzyskamy tutaj automatycznie wydruku dla wszystkich widocznych rekordów, co jest typowe dla korespondencji seryjnej, to jednak łatwość i szybkość z jaką możemy wykonać nawet skomplikowany raport, z pewnością nam to zrekompensuje.

Opcja znajdzie zastosowanie w połączeniu z bazą Kontrahentów oraz Pracowników np. przy sporządzaniu umów o pracę, zaświadczeń, różnego rodzaju druków zgłoszeniowych, wezwań, informacji, ofert, itp.

OKNOarkuszKalk

Funkcję, za pomocą której nasz Arkusz komunikuje się z bazą danych możemy wpisać "ręcznie" lub automatycznie poprzez okno dialogowe, uaktywniane prawym przyciskiem myszki. Podręczne MENU pozwala wiele czynności zautomatyzować oraz dodatkowo pokazuje nam aktualnie dostępne pola bazy danych.

OKNOarkuszKalk1

Druga zakładka zawiera dodatkowe opcje.

Pierwsza dotyczy sposobu wyświetlania danych w komórce:

"Formatuj komórkę w trybie zawijania wierszy"

Kolejna wyświetla wszystkie pola w arkuszu w dwóch kolumnach, gdzie pierwsza będzie zawierać dodatkowo nazwy pól bazy danych:

"Wprowadź nazwy pól dla listy".

Zaznaczanie pól w pierwszej zakładce może odbywać się na dwa sposoby:

  1. Klikamy pole przed nazwą pola bazy danych, aby uzyskać marker BUTTONfajka1. Wypełnienie arkusza nastąpi po zatwierdzeniu przyciskiem Lista. Po zaznaczeniu wybranych pól w pierwszej zakładce, możemy dodać je w formie listy. Pierwsze pole zostanie umieszczone w bieżącej komórce, a następne kolejno poniżej.
  2. Możemy wprowadzać pola do pojedynczej komórki arkusza przez podwójne kliknięcie myszką, a w edytorze poniżej zakładek wyświetlone zostaną nazwy wybranych pól (tak jak w naszym przykładzie). możemy je jeszcze zmodyfikować lub dopisać dodatkowe separatory, np. kreski rozdzielające. Jeżeli dane nie mieszczą się w danej komórce, to będą one "zawijane" w kolejnych wierszach (domyślnie). Aby całość była widoczna, należy zwiększyć szerokość bieżącego wiersza w Arkuszu. Wypełnienie arkusza nastąpi po zatwierdzeniu przyciskiem OK

Przykłady funkcji:

OKNOarkuszKalk2

W programie Księga Express PRO możemy dodatkowo wykorzystać funkcję, która w trybie bezpośrednim odczytuje dane z Księgi PiR. Nie potrzeba do tego otwierać okna z Księgą. W katalogu Arkusze znajduje się plik Ksiega_Przyklady.xls z przykładowymi funkcjami, który tworzy zestawienie Księgi w układzie miesięcznym. (Uruchamiamy z okna Arkusza Kalkulacyjnego - Plik - Otwórz - Arkusze) Otworzony plik zawiera 3 arkusze: Sumy Księgi PiR, Opis funkcji, Przykłady.

Definicja funkcji:

KEobroty(mc1; mc2; "Nazwa_Kolumny")

Parametry funkcji:

mc1 -miesiąc początkowy mc1=0 dla bieżącego miesiąca

mc2 -miesiąc końcowy mc2=0 dla bieżącego miesiąca

Dostępne nazwy kolumn:

7 Sprzedaz

8 Pozostale_Przychody

10 Zakup_Towarow

11 Koszty_Uboczne

12 Reprezentacja

13 Wynagrodzenia

14 Pozostale_Wydatki

16 Inne_Kol16

Definicja funkcji:

Deklaracje("Arkusz"; Kod; rok1;rok2; mc1;mc2)

Parametry funkcji:

"Arkusz" Nazwa raportu/deklaracji np. "VAT7", "PIT5"

Kod Kod pozycji deklaracji

rok1 Rok początkowy rok1=0 dla bieżącego roku

rok2 Rok końcowy rok2=0 dla bieżącego roku

mc1 Miesiąc początkowy mc1=0 dla bieżącego miesiąca

mc2 Miesiąc końcowy mc2=0 dla bieżącego miesiąca

BANERuwaga

Parametry oddzielane są średnikami

OKNOarkuszKalk3

W powyższym przykładzie widzimy automatyczne wprowadzanie kwot wyliczonych z Księgi do poszczególnych komórek Arkusza. Okno z zestawieniem miesięcznym nie jest tutaj potrzebne (Funkcja KEObroty odwołuje się do bazy bezpośrednio), ale zostało pokazane dla łatwego (obrazowego) porównania obliczonych kwot.

Możemy więc otworzyć tylko Arkusz Kalkulacyjny i wczytać zapisany plik XLS, zawierający opisy i funkcje, a po jego otwarciu dostaniemy zestawienie z aktualnymi danymi naszej Księgi.

Wywołanie funkcji bez podania miesięcy np. =KEObroty(0;0;"sprzedaz") pozwala na wykonywanie obliczeń dla aktualnie ustawionego miesiąca na głównym pasku narzędziowym. Dodatkowo należy podkreślić, że automatyczna zmiana wszystkich komórek Arkusza następuje po zmianie miesiąca.

Kolejna przydatna funkcja to:

DaneFirmy("NazwaPola"), np. DaneFirmy("Nazwa_Pelna1"), DaneFirmy("NIP")

Dzięki niej uzyskujemy dostęp do danych firmy (nazwa, adres, numery identyfikacyjne, itp). Zastosowanie jej z funkcją PoleBazy z pierwszego przykładu pozwala na automatyczne wprowadzenie naszych danych adresowych do Umowy o pracę, Pisma do kontrahenta, itp. Może mieć to olbrzymie znaczenie w przypadku Biura Rachunkowego, które prowadzi księgi wielu firm. Zastosowanie tych rozwiązań pozwala na posługiwanie się tym samym plikiem XLS dla wszystkich firm (dane będą automatycznie aktualizowane).

W Menu Głównym - Narzędzia - znajdziemy opcję - Zamień formuły funkcji na ich wartości.

Wykonanie tej opcji spowoduje skasowanie wszystkich formuł obliczeniowych dla wszystkich Arkuszy i ich komórek. W poszczególnych komórkach pozostaną wartości obliczone przez te funkcje. Opcję możemy zastosować do zapisu wyniku obliczonego arkusza w celu późniejszego wykorzystania, bez względu na wyniki obliczone z aktualnych baz danych. Oczywiście arkusz taki możemy teraz otworzyć za pomocą Excel’a (który nie zna naszych funkcji) i wysłać do klienta Biura Rachunkowego.

Zobacz także

PLIKI

Archiwum danych

Import danych z GM (TGSoft)

Zmiana Firmy lub roku obrachunkowego