Previous Topic

Next Topic

Book Contents

Book Index

Kontrahenci

Dostęp do opcji:

BANERuwaga

Jeśli posiadasz inne programy naszej firmy, możesz korzystać ze wspólnej biblioteki kontrahentów. Aby program wiedział, z którego miejsca ma pobierać dane, w Parametrach Systemu musisz podać ścieżkę dostępu.

W ramach zadeklarowanych wcześniej Grup Kontrahentów należy zdefiniować poszczególnych kontrahentów. Po wybraniu opcji ukazuje się lista zdefiniowanych uprzednio Grup. Wybieramy odpowiednią pozycję i zatwierdzamy klawiszem ENTER. Teraz możemy dopisywać konta analityczne.

Po naciśnięciu klawisza INSERT lub ikony IKONApnPlus na ekranie pojawi się okienko, w którym należy wprowadzić dane. Program automatycznie podpowiada kolejny wolny kod. Możemy go zmienić na inny, niezajęty. Wybieramy typ kontrahenta, a następnie podajemy skrót nazwy. Jest on potrzebny do szybszego wyszukiwania. Definiując na przykład nazwę firmy: Przedsiębiorstwo Państwowe „BETAPOL” w skrócie wpiszemy samo, BETAPOL, ponieważ taką nazwę łatwiej jest zapamiętać.

OKNOkontrahent

Następnie podajemy pełną nazwę kontrahenta. Możemy skorzystać z dodatkowego wersu, jeśli nazwa jest dłuższa, lub gdy chcemy ją celowo podzielić. Kolejne pozycje do wprowadzenia to: adres oraz numer rachunku w banku. Przy wybieraniu banku możemy posłużyć się BUTTONtrojkat. Jego kliknięcie spowoduje wyświetlenie na ekranie listy zadeklarowanych wcześniej w opcji słowniki, banków. Podczas definiowania kontrahenta możemy także podać numer (kod) banku, którego nie ma w słowniku. Wtedy program zapyta czy założyć nowy i po potwierdzeniu wyświetli okno dialogowe.

Pierwsza zakładka została wypełniona. Teraz możemy (ale nie musimy) wprowadzić informacje o danym kontrahencie, w przewidzianym do tego celu notesiku. Znajdziemy go w zakładce nr 2, do której możemy przełączy się klikając myszką lub naciskając ALT + 2. Zapiski wprowadzane w tym polu mogą dotyczyć czegokolwiek: np.: listy naliczonych do tej pory odsetek za zwłokę, trasy dojazdu, obserwacji poczynionych przy bezpośrednich kontaktach,... itd.

W zakładce numer 3 (LKM lub ALT+3) podajemy dodatkowe dane, które pomogą nam w lepszej charakterystyce kontrahenta, a później w grupowaniu. Dane zawarte w tym miejscu, częściowo są już wypełnione (przeniesione z pierwszej zakładki), inne natomiast możemy uzupełnić. Należy pamiętać, że baza danych kontrahentów pracuje w różnych programach TGSoft, dlatego informacje w niej zawarte są tak obszerne. Użytkownik sam decyduje, które pola ma wypełnić.

Dane pogrupowane zostały tematycznie:

Tabelę z kontrahentami filtrujemy/przeglądamy/drukujemy w dowolny sposób, posługując się Ikonami do Obsługi Baz Danych. Oprócz tego możemy zmieniać kolejność występowania kolumn, przeciągając wybrany nagłówek w nowe miejsce w tabeli.

W górnej części okna znajduje się pole "Kolejność". W przykładzie umieszczonym poniżej kolejność przedstawienia rekordów tabeli wybrano według kodów. Jeśli nie chcemy korzystać z myszki można także układać rekordy korzystając z klawisza F3. Kolejne naciśnięcia zmieniają ustawienia według: kodów / skrótów / nazw / miast / NIP-ów.

OKNOkontrahent1

W Menu Okna znajdują się także inne ikony:

IKONAkartkaPusta

lub INSERT

- nowa pozycja.

Dopisywanie nowego kontrahenta

IKONAokno

lub klawisz ENTER lub LKMx2

(po ustawieniu na wybranym rekordzie)

- poprawianie rekordu.

Otwarcie okna edycyjnego bieżącego rekordu w celu poprawy.

IKONAlornetki

lub klawisz F4

- wyszukiwanie pozycji według aktualnego indeksu.

Jeśli kolejność ustawiono według kodów, wtedy nie dziwmy się, że program "nie potrafi" znaleźć na przykład nazwiska.

 

CTRL+DELETE

- kasowanie pozycji.

IKONAdrukarka

lub F5

- wydruk bieżącego (czyli takiego, który jest ustawiony w polu z lewej strony ikony drukarki) raportu.

 

W przedstawionym wyżej przykładzie bieżący wydruk to "Etykietki adresowe". Oprócz nich dostępne są także:

Książka telefoniczna, Lista - Kontrahenci + Bank, Poszerzona lista kontrahentów.

W oknie tym może pojawić się dodatkowo nazwa dowolnego, zaprojektowanego przez użytkownika raportu. Jest tylko jeden warunek projekt ten musi powstać w tym samym Raporcie RAVE.

( IKONArave->IKONAkartoteka5-> tgs_bazakontrahenci.rav)

IKONAkropka

lub F7

- kartoteka rozrachunków bieżącego kontrahenta wraz z saldami. Ikony znajdujące się w oknie służą do obróbki tabeli.

 

IKONAdrukarkalub F5

Wydruk kartoteki rozrachunkowej z wybranego zakresu.

 

IKONAkalendarz1.giflub F7

Zakres dat.

 

IKONArekaOloweklub F9

Wprowadzanie zapisu BO. Okno służy do wprowadzania dodatkowych zapisów do kartoteki rozrachunkowej (na przykład przeksięgowań).

 

IKONAnozyczki

Kasowanie zapisu BO.

 

Pozostałe ikony znajdujące się w tym oknie to standardowe ikony do obsługi baz danych.

IKONAkropkaCZ

lub F8

- salda do rozliczenia bieżącego kontrahenta.

Tabela znajdująca się w tym oknie zawiera tylko te rozrachunki, których saldo jest różne od zera. Raporty możemy przygotować i wydrukować korzystając ze standardowych ikon do obsługi baz danych.

IKONAglobusKartka

 

Wyślij E-mail do kontrahenta

IKONAdomek

 

Strona domowa kontrahenta

Słownik kontrahentów oprócz głównej tabeli (patrz przykład), zawiera także Listę rozszerzoną, znajdującą się w drugiej zakładce okna. Tam, dane każdego kontrahenta umieszczone zostały w dwóch liniach.

Przy definiowaniu kodów należy pamiętać, że:

Dla kontrahentów (czyli dostawców i odbiorców) powinno się wypełnić jak najwięcej pól, ponieważ:

  1. Skrót nazwy potrzebny jest do szybszego wyszukiwania. Przykład:
  2. nazwa firmy: Przedsiębiorstwo Państwowe „BETAPOL” w skrócie wpiszemy samo BETAPOL, bo taką nazwę łatwiej jest zapamiętać.

  3. Adresy wykorzystywane są w korespondencji (np.: wezwania do zapłaty, PITy, ).
  4. Nazwy banków oraz numery kont wykorzystywane są przy drukowaniu przelewów.
  5. Adresy oraz numery NIP potrzebne są do prawidłowego prowadzenia rejestrów VAT. (Oczywiście dane dla rejestru można także wpisywać w trakcie wprowadzania konkretnych pozycji, ale trzeba by było to robić za każdym razem. Mając wszystkie informacje wprowadzone wcześniej wystarczy tylko wybrać odpowiedni kod.)
  6. Im więcej danych, tym więcej możliwości uzyskiwania analiz i innych raportów.(Np.: wydruki według: kodów, nazw, miejscowości, NIP, skrótu nazwy, telefonów i faxów (zawsze przydają się, jeżeli chcemy coś uzgodnić z daną firmą).

Zobacz także

SŁOWNIKI

Banki

Grupy Kontrahentów

Wskaźniki finansowe

Wspólnicy

Lista Operacji Księgi

Dane dotyczące pojazdów

Dane kadrowo-płacowe

Definicje deklaracji/sprawozdań