Previous Topic

Next Topic

Book Contents

Book Index

Ikony do obsługi Baz Danych

Ikony do obsługi baz danych nie są widoczne po uruchomieniu programu po raz pierwszy. Pomimo iż dają nam ogromne możliwości, zrobione to zostało celowo z myślą o nowych użytkownikach naszych programów. "Ogrom" ikon i funkcji, dla nowych użytkowników był czasami barierą nie do pokonania, a program wydawał się skomplikowany. Dla nich właśnie dodatkowe paski narzędziowe zostały schowane. Ustawienie ich "bytności" w oknie znajduje się w opcji Widok. Pasek możemy umieścić w dowolnym miejscu na ekranie, w pozycji pływającej lub zadokować w ramce programu. Aby za każdym razem pasek wyświetlał się automatycznie należy zapisać układ pasków, także w opcji Widok. Zapis własnego układu pozwoli nam na automatyczny start programu z ulubionym dla nas zestawem pasków i ikon.

BANERuwaga

Wszystkie funkcje są dostępne nawet bez wyświetlania dodatkowych pasków. Są one zgromadzone w MENU/Baza Danych.

Jeżeli w programie nie otworzono żadnej bazy danych ikony do obsługi baz danych nie są aktywne. Uaktywniają się, gdy wybierzemy opcję programu, otwierającą jedną z dostępnych baz danych.

menuIkonBazaD

Pierwsza linia to ikony odnoszące się do całej bazy, pozwalające na ustawianie różnych właściwości wyświetlania, filtrowania lub drukowania informacji. Druga natomiast zawiera ikony służące do nawigacji, czyli poruszania się po bazie danych.

IKONAksiazka1 USTAWIENIA STRONY przygotowywanego raportu.

W wyświetlonym oknie wybieramy odpowiednie dla danego wydruku ustawienia. Właściwości papieru dotyczą przede wszystkim jego rozmiaru oraz źródła podawania do drukarki. Program automatycznie ustawia dane na podstawie informacji pobranych z systemu Windows. Dodatkowe informacje dotyczą pionowego lub poziomego ustawienia strony wydruku oraz kolejności przedstawiania stron. Na pozostałych zakładkach znajdują się ustawienia marginesów, oraz nagłówków i stopek. Korzystając ze standardowych okien programu Windows wybieramy rodzaj czcionki, a także tło. Ponad to możemy wzbogacić nasz raport o dodatkowe informacje takie jak: data, czas, nazwa komputera, nazwa użytkownika oraz jeden z kilku rodzajów numeracji stron. Dane tego typu pobierane są z systemu operacyjnego komputera. Aby ikony umożliwiające ich wykorzystanie były aktywne należy kliknąć myszką jedno z przedstawionych w tym oknie pól nagłówka lub stopki. W miejsce kursora wpisana zostanie odpowiednia komenda.

Ustawienie " Vertical Alignment" dotyczy wyświetlania informacji w nagłówku lub stopce. Strzałki wskazują położenie nad linią, pod linią lub po obydwu stronach.

Ostatnia zakładka zawiera ustawienia pozwalające dopasować wydruk do rzeczywistej wielkości.

IKONAkartotekaLupa PODGLĄD RAPORTU

Podgląd wygenerowanego raportu jest bardzo rozbudowaną opcją, pozwalającą użytkownikowi na wiele modyfikacji zarówno estetycznych (kolory liter, tła, rozmiary kolumn) jak też konstrukcyjnych danego raportu. Opis opcji znajdziemy w dalszej części instrukcji pod hasłem: Podgląd raportu.

IKONAdrukarka2 WYDRUK RAPORTU

Standardowe, systemowe ustawianie parametrów wydruku raportu. Takie jak na przykład numery stron do wydruku, liczba kopii, właściwości drukarki itd.

OKNOwydruk

IKONArave RAVE

Kreator raportów RAVE to potężne narzędzie do projektowania własnych wydruków. Użytkownik dowolnego naszego programu, otrzymuje Generator Raportów bezpłatnie.

Niejednokrotnie potrzebujemy szybko wykonać raport, lub zakres naszej wiedzy informatycznej jest niewystarczający do obsługi tego programu. W takich przypadkach niezastąpiony jest Kreator Raportów RAVE. Za jego pomocą (w kilka sekund) utworzymy tabelaryczny raport, a otrzymany automatycznie projekt możemy wykorzystywać w przyszłości bez ponownego powtarzania tych czynności, lub poddać dalszej obróbce (kosmetycznej) za pomocą Generatora Raportów RAVE.

Można utworzyć kilka raportów do każdego okna z otwartą tabelą danych, które reprezentuje bazę danych naszego systemu, lub jest wynikiem pewnych obliczeń. Program "pamięta", z którego okna projekt został utworzony i zawsze będzie go proponował jako domyślny.

Po co jeszcze jeden sposób tworzenia wydruków, skoro programy posiadają już tyle możliwości?. Możemy wykonać kilka dodatkowych projektów dla każdej tabeli, stosować różne techniki kolorowania, wykorzystywać elementy graficzne oraz grafiki (zdjęcia, np. logo firmy). Dla zaawansowanych użytkowników dostępny jest komponent TgsScripter, który umożliwia tworzenie raportów dynamicznych, obliczanych w trakcie ich wykonania. Możemy np. wydrukować kolumnę z danymi, których nie ma w bazie danych, a będą one wynikiem naszych obliczeń na podstawie danych zawartych w innych kolumnach. Wydruki utworzone za pomocą RAVE można również przesłać w trybie (NDR, PDF, HTML).

Przesyłanie danych do Edytora Raportów RAVE. Dokładny opis opcji znajdziemy w dalszej części instrukcji pod hasłem: Edytor wydruków RAVE.

IKONAexcel EXCEL

Przesyłanie danych do Arkusza Kalkulacyjnego Excel. Jeśli posiadasz program Excel, zostanie on uruchomiony automatycznie, a cała zawartość bieżącej bazy znajdzie się w odpowiednich kolumnach w arkuszu. Nazwy arkusza oraz pliku definiujemy sami, w oknie dialogowym, uruchomionym po uaktywnieniu opcji. Kolumny oraz wiersze w arkuszu Excel będą wyglądały tak jak w oknie programu, z którego je wysłaliśmy. Oznacza to, że jeśli wcześniej przefiltrowaliśmy bazę, arkusz w EXCELU zachowa wszystkie nasze ustawienia i przeniesiony zostanie w takim samym układzie.

Eksportowane mogą być całe tabele, zaznaczone rekordy lub grupy rekordów. Jeżeli widok tabeli jest zgrupowany wg kolumny lub kilku kolumn, to w takiej samej formie zostanie zapisany do pliku.

BANERpamietaj

W programach TGSoft: Kadry-Płace, Finanse-Księgowość, Księga Express PRO, SQL Calc & Report Express, mBank Express, znajduje się także wewnętrzny Arkusz Kalkulacyjny, który jest częścią składową systemu i nie wymaga instalowania (kupowania) Excela.

IKONAhtml HTML

Przesyłanie danych w formacie HTML. Opcja szczególnie przydatna w firmach, które posiadają oddziały w różnych miejscach. Wymiana informacji drogą internetową pomiędzy filiami, znacznie przyśpiesza pracę. Możliwość śledzenia na bieżąco zestawień z różnych wydziałów, sklepów z pewnością zadowoli każdego analityka oraz dyrekcję.

BANERuwaga

Opcje: PODGLĄD WYDRUKU, WYDRUK RAPORTU, EXCEL, HTML, operują na bieżących danych. W myśl zasady, co operator widzi, program drukuje. Oznacza to, że jeśli ustawiliśmy filtry, pochowaliśmy kolumny lub pozamienialiśmy je miejscami, (itd...) program wydrukuje lub przeniesie dane w takiej postaci, w jakiej właśnie widzimy je na ekranie. Pozwala to na utworzenie wielu ciekawych zestawień z każdej bazy danych.

Utworzony przez nas (dostosowany do naszych potrzeb) widok tabeli możemy wydrukować lub podglądnąć na ekranie. To bardzo dużo, ale nie wszystko. Możemy takie dane zapisać do pliku w formacie HTML lub XLS. Po zapisaniu plik zostanie automatycznie otwarty przez program skojarzony z danym rozszerzeniem w naszym systemie. Dla plików HTML może to być Internet Explorer, dla plików XLS np. EXCEL lub Open Office. Nie musimy nikogo przekonywać do korzyści jakie daje nam ta możliwość. W formacie HTML możemy np. umieszczać cennik naszych produktów na stronie internetowej lub wysłać kartotekę rozrachunków do kontrahenta w formie załącznika do poczty elektronicznej. Pliki XLS możemy dalej obrabiać i obliczać za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Eksportowane mogą być całe tabele, zaznaczone rekordy lub grupy rekordów. Jeżeli widok tabeli jest zgrupowany wg kolumny lub kilku kolumn, to w takiej samej formie zostanie zapisany do pliku.

IKONAkartkaMarker ZAZNACZANIE REKORDÓW

Gdy włączymy tę funkcję (klikając ją myszką), wtedy ikona na pasku narzędziowym zmieni się. Będzie wyglądała jakby była wciśnięta. Zaznaczanie rekordów odbywa się przy pomocy klawisza SHIFT oraz lewego przycisku myszy.

Przykład: Bieżący rekord jest trzecią pozycją na naszej liście ( tabela a). Chcemy zaznaczyć rekordy do 10 pozycji, wtedy w 10 rekord, trzymając klawisz SHIFT, klikamy myszką. Pozycje zaznaczą się same (tabela b).

GRIDzaznaczRekord

Aby zaznaczyć rekordy występujące w tabeli w różnych miejscach (nie po kolei), posługujemy się klawiszem CTRL i myszką.

Zaznaczanie rekordów wykorzystywane jest często do wykonania odpowiednich funkcji programu np.:

Jednak opcja zaznaczania dostępna jest również w trybie przeglądania tabeli. Możemy zaznaczać poszczególne rekordy ("klikając" z wciśniętym klawiszem CTRL), lub całe sekcje rekordów (zaznaczamy pierwszy rekord, a następnie przy wciśniętym SHIFT zaznaczamy rekord ostatni). Tylko zaznaczone rekordy można wydrukować lub eksportować do plików HTML oraz XLS.

Zobacz animację:

FilmZaznaczRekord

IKONAkartkiTabele DOSTOSOWANIE UKŁADU KOLUMN do indywidualnych potrzeb użytkownika.

Tabela danych ("Grid") przedstawia kolumny naszej Bazy danych zgrupowane w odpowiednich sekcjach. W niektórych oknach dodatkowe kolumny są zdefiniowane, lecz nie są widoczne. Takie kolumny możemy "wywołać" za pomocą ikony paska narzędziowego "Układ kolumn/Dostosowanie układu kolumn". Oczywiście możemy również niepotrzebne dla nas kolumny ukryć, lub ustawić ich kolejność wg własnego uznania. Tak zdefiniowany układ tabeli możemy zapisać (zapamiętać), wówczas będzie ładowany jako domyślny. Również wydruk zmodyfikowanej tabeli będzie zawierał tylko wybrane kolumny, w myśl zasady: "Co na ekranie, to na wydruku".

Kliknięcie ikony spowoduje wyświetlenie w prawej, dolnej części ekranu okna-schowka. Przenosimy do niego te kolumny lub całe grupy, których aktualnie nie chcemy w naszej bazie. "Przeprowadzka" odbywa się w trzech krótkich etapach.

GRIDschowek

  1. Chwytamy - klikamy nagłówek kolumny lub grupy kolumn i nie zwalniamy klawisza myszki.
  2. Przeciągamy - kierujemy myszkę w dół przesuwając tym samym nagłówek kolumny "przyklejony" do kursora.
  3. Uwalniamy - przycisk myszki, a kolumna lub grupa kolumn ląduje w odpowiednim miejscu w schowku.

 

Rady praktyczne:

 

Chowając nagłówki do schowka nie musimy przeciągać ich przez cały ekran. Wystarczy przemieszczenie o kilka punktów poniżej linii oddzielającej nagłówki od listy bazy danych. Po zwolnieniu myszki, trafią w odpowiednie miejsce do schowka.

BANERpamietaj

W drugą stronę, to znaczy podczas wycofania ukrytej kolumny (lub grupy), zasada ta nie działa. Przyczyna jest prosta. Musimy wskazać miejsce w tabeli, w którym ma znaleźć się dana pozycja, ponieważ program nie jest w stanie przewidzieć, pomiędzy którymi kolumnami operator życzy sobie umieścić dany nagłówek.

IKONAkartkaLupa1 TRYB AUTO-PODGLADU

W niektórych bazach program wyświetli dodatkowe informacje, (na przykład drugą nazwę w bazie kontrahentów). Wybranie tej opcji spowoduje, że 1 rekord będzie składał się z dwóch wersów. Dodatkowe, wyświetlone w nowej linii, informacje pochodzą z końcowych miejsc głównego rekordu. Dla uzyskania lepszej przejrzystości wyświetlanych danych zastosowano niebieski kolor czcionki. Autopodgląd, to możliwość wyświetlenia dodatkowych wierszy informacyjnych. Przeważnie w trybie autopodglądu dostępne są kolumny, które standardowo są niewidoczne.

IKONAkartkaZapisana WYRÓWNANIE KOLUMN

Dostosowanie szerokości kolumn w wyświetlanym oknie, w taki sposób, aby wszystkie znalazły się na ekranie (bez konieczności poruszania się strzałkami w lewo lub w prawo). Jeżeli łączna szerokość wszystkich kolumn przekracza bieżącą szerokość naszego okna, to niewidoczne kolumny znajdują się na końcu listy z prawej strony. Użycie funkcji Wyrównanie kolumn, powoduje że ich szerokość zostanie automatycznie dostosowana do szerokości okna, tak aby wszystkie były widoczne. Funkcja działa też w przypadku, gdy szerokość kolumn jest mniejsza od szerokości okna. Wówczas widzimy pustą przestrzeń z prawej strony. Po użyciu funkcji kolumny zostaną automatycznie "rozciągnięte".

IKONAkartkaZapisana1 GRUPOWANIE KOLUMN

Ustalanie kolejności wyświetlanych informacji według poszczególnych kolumn. Jest to opcja, którą z pewnością doceni każdy operator pragnący wydobyć z programu jak najwięcej analiz. Myślę, że najlepszą reklamą dla niej jest posiadanie możliwość uzyskiwania raportów według każdej z kolumn. Na przykład ze słownika Materiałów możemy (między innymi) wybierać listy asortymentów według: symboli, nazw, SWW, cen wewnętrznych, zbytu, stanów magazynowych, itd... Dodatkowo zaznaczyć należy, że kolejność grupowania informacji nie ogranicza się jedynie do jednej kolumny. Możemy grupować według kilku parametrów, w dowolnie wybranej konfiguracji. Ponadto każdą listę możemy wydrukować w dwóch postaciach: malejącej lub rosnącej.

Wykorzystanie zaawansowanych możliwości tej opcji jest niezwykle proste:

Możemy użyć dowolnej kolumny lub KILKU kolumn w tym kolumn z wartościami (rysunek poniżej). Jeżeli nasza kolumna reprezentuje dane liczbowe np. wartość sprzedaży, wartość odpowiedniej kolumny w Księdze Przychodów i Rozchodów, to na końcu każdej grupy będzie jej suma, natomiast cała tabela będzie zawierać sumy wszystkich rekordów.

Proszę zwrócić uwagę na nagłówki kolumn w "dodatkowym pasku" nad tabelą. W takiej kolejności następuje grupowanie i sumowanie. Teraz wystarczy za pomocą myszki zmienić ich kolejność, a uzyskamy zupełnie nowe zestawienie. W krótkim czasie możemy uzyskać wiele zestawień, wg różnych przekrojów, a wszystko "tworzymy" sami, bez potrzeby budowania raportów, zestawień, aktualizacji programu!!!. Oczywiście tak utworzony widok automatycznie drukujemy lub zapisujemy do pliku w formacie HTML lub XLS !!!

Sposób postępowania jest jak zwykle bardzo prosty. Znajdziemy go w rozdziale Grupowanie Kolumn.

IKONAdrzewoRozwin ROZWIŃ SZCZEGÓŁY

Funkcja przydatna do obsługi baz danych wyświetlanych w formacie drzewka. Kliknięcie ikony spowoduje rozwinięcie pełnej struktury wraz z wszystkimi rozgałęzieniami.

IKONAdrzewoUkryj UKRYJ SZCZEGÓŁY

Funkcja do ukrywania rozgałęzień struktury. Wyświetlenie tylko głównych szczebli bazy.

IKONAkartkaPytajnik FILTROWANIE lub klawisz F11

Doskonały moduł do filtrowania rekordów na postawie wielu dowolnych kryteriów. Każdy operator ustawia filtry według własnych potrzeb, oddzielnie dla różnych baz. Oznacz to, że wszystkie okna z bazami danych mają własne listy filtrów dla poszczególnych użytkowników. Każdy operator natomiast może posiadać różne listy warunków filtrowania, w zależności od opcji, w jakiej się znajduje. Więcej informacji na ten temat w rozdziale: Filtrowanie rekordów w bazie.

Dla każdej tabeli możemy zdefiniować wiele różnego rodzaju filtrów, a następnie zapamiętać w celu późniejszego wykorzystania.

IKONAlornetkaKartka WYSZUKIWANIE DANYCH

Wyszukiwanie rekordu poprzez podanie pożądanej wartości.

OKNOfiltrMaly

Kliknięcie zdania <Naciśnij tutaj, aby dodać nowy warunek filtrowania>, spowoduje wpisanie wersu warunków. Przykład:

OKNOfilterWarunek

Komenda do wyszukiwania składa się z trzech segmentów. Sposób jej podawania jest identyczny jak w opcji FILTROWANIE IKONAkartkaPytajnik. Po wpisaniu komendy należy kliknąć strzałkę w prawo (Następny), aby wyświetlić pierwszy wyszukany na podstawie filtra rekord. Pozostałe strzałki służą do poruszania się po przefiltrowanych rekordach. W menu okna znajduje się dodatkowo klocek Opcje. Po jego kliknięciu będziemy mogli zaznaczyć lub odznaczyć sprawdzanie wielkości liter.

Podstawowa metoda wyszukiwania danych wykonywana jest po naciśnięciu klawisza F4. Działa dla aktywnego indeksu, czyli aktualnego "uporządkowania" bazy danych. Innymi słowy, musimy ustalić odpowiedni aktywny indeks w celu wyszukiwania odpowiednich informacji.

BANERuwaga

1. Istnieje inna, prosta i szybka metoda wyszukiwania sekwencyjnego wg dowolnej kolumny otwartej bazy danych. W tym celu należy ustawić kursor w odpowiedniej kolumnie i "zacząć" pisać. Jeżeli szukane dane znajdują się w bieżącej kolumnie, to kursor zostanie przesunięty do odpowiedniego rekordu, a wyszukane ("zgodne") znaki będą podświetlone w kolorze żółtym. Możemy wpisać następną literę (z szukanego ciągu znaków). Wyszukanie następnego rekordu spełniającego szukane kryteria, uzyskujemy po naciśnięciu klawiszy CTRL+ENTER.

Za pomocą tej opcji możemy wyszukiwać rekordy spełniające nawet kilka warunków, przy tym możemy poruszać się "do przodu" i "do tyłu". Obsługa podobna do opcji: filtrowanie danych. Należy zaznaczyć, że wyszukiwanie sekwencyjne nie zależy od aktualnego indeksu (uporządkowania) bazy danych.

2. Uniwersalną metodą sortowania danych to "układanie" wg dowolnej kolumny otwartej tabeli lub w trybie rozszerzonym, wg kilku kolumn. W tym celu należy wykonać opcję Baza danych/Ładuj wszystkie rekordy. Teraz możemy sortować tabelę (wyświetlać w odpowiednim porządku np. alfabetycznym) po "kliknięciu" w nagłówek kolumny. Sortowanie wg kilku kolumn wykonujemy przy wciśniętym klawiszu SHIFT.

IKONAtrybPropor TRYB PROPORCJONALNY

Włączanie / Wyłączanie wyświetlania zapisów w trybie proporcjonalnym. Każde okno zawierające jakiś wykaz może być ograniczone z prawej strony oraz z dołu paskiem przewijania z suwakiem, który wskazuje nam miejsce rekordu w bazie. Jeśli chcemy na bieżąco śledzić ruchy kursora w bazie, należy kliknąć ikonką. Ponowne kliknięcie wyłącza ustawienie.

Domyślnie pokazuje on tylko trzy stany położenia rekordu w bazie danych tj.: początek, środek i koniec. W niektórych przypadkach potrzebujemy znać proporcjonalne położenie rekordu lub chcemy "przewijać" bazę danych za pomocą suwaka. Możemy program przełączyć w taki tryb po wybraniu ikony "Tryb proporcjonalny". Inny sposób to załadowanie rekordów w opcji Baza danych/Ładuj wszystkie rekordy.

Dlaczego program nie robi tego automatycznie? Otóż do obliczenia proporcjonalnego położenia rekordu w bazie danych, program musi znać łączną ilość wyświetlanych rekordów. Dla dużych baz danych (kilkadziesiąt/kilkaset tysięcy rekordów) może to zwolnić pracę, dlatego opcja włączana jest na życzenie.

IKONAdyskietkaNieb ZAPISAĆ WIDOK BIEŻĄCEJ BAZY

Zapisanie ustawień bieżącej bazy danych. Skorzystanie z tej funkcji pozwoli nam na kolejne otwarcie danej opcji, z zachowaniem ustalonego przez nas układu okna.

NAWIGACJA BAZY

IKONApnPierwszy

PIERWSZY

Przejście do pierwszego rekordu z bazy.

IKONApnPoprzedni

POPRZEDNI

Cofnięcie się o jeden rekord w tył.

IKONApnNastepny

NASTĘPNY

Przejście do następnego rekordu.

IKONApnOstatni

OSTATNI

Przeskok do ostatniego rekordu z bazy.

IKONApnPlus

NOWY

Dopisywanie nowej pozycji.

IKONApnMinus

KASUJ

Kasowanie rekordu.

IKONApnPopraw

POPRAW

Edycja rekordu wraz z możliwością poprawy niektórych pól. Po dokonaniu zmian należy wybrać klawisz BUTTONzapisz, aby uaktualnić dane w bazie.

IKONAmarker

ZAPISZ

Zapisywanie zmian.

IKONAtrybPropor

WYJŚCIE

Wyjście z opcji bez zapisu wprowadzonych zmian.

IKONApnOdswiez

ODŚWIEŻ

Odświeżanie rekordów bieżącej bazy. Funkcja przydatna podczas pracy w sieci lub, jeśli pracujemy w kilku oknach jednocześnie. Po kliknięciu tej ikony dane w bieżącym oknie zostaną uaktualnione.

ZAKRESY

BUTTONwyborMAG

BIEŻĄCY MAGAZYN

dot. programu GM

Parametr podpowiadany w opcjach, w których deklarujemy dostęp do danych z konkretnego magazynu. Jeśli w naszej firmie najczęściej korzystamy z magazynu 1, wtedy wpiszmy właśnie taki numer.

BUTTONzakreDAT

ZAKRES DAT

Ustalenie zakresu dat dla wyświetlanych informacji. Mogą to być miesiące (w programie Kadrowo-Płacowym) lub daty.

W tej sekcji

Podgląd Raportu

Grupowanie Kolumn

Filtrowanie rekordów w bazie

Edytor Wydruków RAVE

Zobacz także

Zawartość